Le Linee Guida, che si compongono di sei allegati tecnici – dal formato dei file e riversamento alla certificazione di processo -, sono emanate secondo la procedura prevista dall’art. 71 “Regole tecniche” del Codice dell’Amministrazione digitale (CAD) e hanno il duplice scopo di:
- aggiornare le regole tecniche attualmente in vigore sulla formazione, protocollazione, gestione e conservazione dei documenti informatici precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014;
- fornire una cornice unica di regolazione sulla materia, in coerenza con la disciplina dei Beni culturali.
Il documento in consultazione è realizzato dal gruppo di lavoro costituito da AgID e da esperti del settore.
Le Linee Guida sono pubblicate sulla piattaforma Docs Italia ed è possibile commentarle su Forum Italia.
La conservazione dei Documenti Informatici
Il sistema di conservazione, come previsto dall’art.44 del CAD, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.
L’Agenzia per l’Italia Digitale definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione, ovvero:
- natura e funzione del sistema;
- modelli organizzativi;
- ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti;
- descrizione del processo di conservazione;
- profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione.
Le pubbliche amministrazioni sono tenute a conservare tutti i documenti formati nell’ambito della loro azione amministrativa. Anche il registro giornaliero di protocollo, a partire dall’11 ottobre 2015, in base all’articolo 7, comma 5 delle Regole tecniche per il Protocollo informatico, deve essere inviato in conservazione entro la giornata lavorativa successiva.
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